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邮件归档与企业内容管理

人气指数:  日期:2018-08-28
 

 来源:  IT168        IT专家网      51CTO      CSDN      比特网     计世网

       大约十年前,国内的电子邮件归档与企业内容管理(Enterprise Content Management,ECM)市场同时起步,经过十余年的发展,目前这两块领域虽然都已取得很大发展,但也显现出很多不同,本文旨在介绍与分析邮件归档与内容管理两者的关系与区别。
 
 
       对于企业内容管理(ECM)的定义,Gartner给出了这样的解释:企业内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网(Extranet)信息共享内容管理(如CRM和SCM等)。企业内容管理的对象,也就是“企业内容管理”中的“内容”泛指各类结构化和非结构化数据的数字内容,包括数据库中的信息,企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真,甚至多媒体音频、视频、等等各种信息载体和模式。
 
       毋庸置疑,电子邮件是企业非机构化数据的一种,也应是企业内容管理中的最为核心的数据信息和管理对象。所以理论上说,电子邮件归档应该是企业内容管理产品的子集,是其一个功能模块,但事实呢?却并非如此,电子邮件归档产品与企业内容管理是两个独立的市场,两个领域的产品在其各自领域单独存在。
 
       那么内容管理产品为什么不能涵盖电子邮件归档,企业为什么要采用专业的邮件归档产品而很少采用ECM产品来进行邮件数据管理呢?另一方面,国内ECM市场经过十多年的快速发展,已经诞生了诸多在ECM领域杰出的软件厂商;而电子邮件归档市场却不尽如人意,仍然被梭子鱼、messagesolutions等几家国外品牌把持,专业的国内厂商却仅有像北京网际思安科技有限公司这样寥寥几个,这又是为什么呢。业内专业人士做出了以下几个方面的分析与解释:
 
1、 电子邮件数据更为海量:由于每个员工每天都会产生收发的邮件,企业跟外界的沟通也几乎全部依赖电子邮件,所以电子邮件的数量相对企业其他的非结构化数据而言是成百上千倍级别的概念,这对邮件数据的归档留存及调阅查询提出了比ECM产品更稳定、高效的要求。
2、电子邮件对管理、操作便利性的要求更高:员工们希望能对历史归档的电子邮件能做到即时存取,在需要的时候可以随时找到一封归档邮件并即刻恢复到他的收件箱中。
3、电子邮件的重要优先等级更高:电子邮件已经是法律认可的电子证据,合法真实的电子邮件已被赋予法律效力,电子邮件作为最常用的商务沟通形式,其包含的信息也远远多于通常的电子文档,所以电子邮件区别于其他的行政类、知识类、营销类等等企业文档,具有更高的价值和重要等级。
4、电子邮件系统对安全度要求更高:电子邮件产生于电子邮件系统,所以电子邮件系统有别于CRM、ERP、HR等其他企业信息系统,它需要与外界进行实时的通信,所以其对网络安全性有很高的要求,邮件归档虽然只是解决邮件数据存储调阅的需求,但企业通常还会要求邮件归档系统的产品和服务提供商还能解决电子邮件系统的其他安全问题,诸如电子邮件系统面临的如何防范垃圾邮件、病毒邮件、勒索钓鱼邮件、邮件DOS攻击、邮件机密信息外泄等各方面的问题,这就要求电子邮件归档产品厂商应该具有网络与信息安全行业的背景与经验,还能提供完整的邮件信息安全解决方案,这是ECM软件开发厂商很难具备的。这也是国内为什么有众多的ECM厂商而邮件归档厂商却凤毛麟角的最主要原因。
 
       目前国内企业对内容管理已越来越重视,但对电子邮件归档的意识还相对薄弱,在一次调查活动中,调查公司要求被调查的企业描述一下他们当前的电子邮件归档解决方案时,只有24%的回答者了解并提到了电子邮件归档产品或解决方案,而有多达76%的企业还不了解电子邮件归档,或搞不清楚邮件归档与备份的区别。网际思安等国内邮件归档系统的专业厂商建议国内企业应像重视企业内容管理ECM一样,充分意识到电子邮件是企业最为核心的数字资产,重视企业电子邮件数据的归档与管理,并尽快选择与部署成熟的电子邮件归档产品。
 
 
         
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