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邮件归档审计系统如何提供呈堂证据

人气指数:  日期:2018-09-17
 

       国内的《企业内部控制基本规范》促使国内已经上市和即将上市的公司不得不重视提高邮件信息系统的整合,以保证邮件信息的归档和审计流程合规,所以邮件归档和邮件审计系统在很多企业中得到应用。企业使用了邮件归档审计系统,首先是确保了邮件信息的合规保存,但归档的邮件如何能成为呈堂证供,能否成为有效的法律证据,以帮助企业在诉讼中处于不败之地,是考验邮件归档和审计产品的关键指标。

 

 

       北京网际思安科技有限公司作为专业的邮件归档系统厂商,从以下几点来分析邮件归档系统如何提供有效法律证据: 

一、      归档邮件作为证据必须具有公信力

       归档系统对所有邮件系统实时收发生成的邮件进行原始状态的保存,在又加上通过加盖数字指纹(Fingerprint)及时间戳(Timestamp)确保每一封邮件的真实性,避免被伪造或窜改,这是邮件归档数据作为法律上有效证据的基础。 

 

二、轨迹数据的保存加密:

       网际思安邮件归档系统通过混淆加密技术,使邮件数据保存更加安全,脱离邮件归档系统不可读,不被恶意篡改,以此保障邮件的数据完整性、不可篡改性、不可否认性;同时系统还详细记录留存所有的访问、调阅的详细轨迹日志信息。

 

三、归档数据的分权管理和隐私保护

       归档系统应该具有完整的权限管理功能,预置有清晰的系统维护和审计、稽核等内容调阅的管理权限,权限分配应做到最小颗粒度。不同部门的人员只能有相应的操作权限,减少对邮件内容窃取的机会。同时,系统还应该提供隐私保护功能,避免敏感或机密邮件被偷窥,网际思安邮件归档管理系统就可以提供独特的双账号认证方式确保邮件内容隐私不被泄露,即只有两个管理员同时输入各自密码才能打开一封邮件,形象的来说就一道门上有两把锁,要两个人各拿一把钥匙同时到场才能把门打开。

 

四、提交证据的搜索调阅速度

       在企业未来要面临诉讼时,可能需在短时间内提出举证,邮件调阅的速度在此时有可能成为判决结果的关键。网际思安邮件归档系统具有快速的全文检索功能Full Text Retrieval),提供了更强大、更有效率的搜寻功能,可搜索数据结构包括metadatamailheader、主题、正文、收/发件人、发送状态等信息,与完整附件及附件的内容(支持doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf等各种文件类型)。按时间顺序搜索,运用高效的邮件索引技术,让调阅归档邮件快速且精确,有效减轻管理者及法务人员的负担。 

 

五、向法庭提供有效的取证说明

       通过网际思安邮件归档系统提交的邮件数据,可以满足司法鉴定机构按法定程序所做的技术分析,在提供原始邮件同时,提供MD5 Message Digest Algorithm version 5hash数值,证明电子邮件的原始状态。目前国际上与电子邮件有关的法律程序,均要求在举证时,应附上邮件文件的原始MD5数值,以便在诉讼过程中,可以随时验证电子邮件的原始状态未经变动。

 

       邮件归档审计无论是对企业内部信息管理还是对企业外部风险控制,重要作用都已不言而喻,企业要甄别邮件归档系统的功能是否能满足法律法规以及电子举证的要求,选择真正适合自己的邮件归档管理系统,才能使其为企业发挥真正的价值和作用。

 

       北京网际思安科技有限公司(Safenext Technology)是专注于网络信息安全领域的高科技企业,是下一代邮件生态环境安全的保障者,新时期电子邮件安全合规的护航者,拥有包括邮件安全网关、邮件防火墙、邮件防泄密、邮件归档管理等一系列邮件信息安全产品。网际思安目前已拥有数千家遍布各行各业的典范客户,随着近几年云计算领域的崛起,网际思安也推出了包括云邮件网关、海外邮件中继、海外邮件加速入站等一系列基于云计算技术的邮件增值应用服务。网际思安将以安邮天下、邮我护航、畅邮未来、邮我保障作为其发展动力和社会使命,将始终坚持打造邮件信息安全生态圈,为国内的政府机关、企事业客户的邮件信息安全保驾护航。

咨询电话:400-099-6608,或访问网际思安官网http://www.safenext.com

 
         
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