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邮件归档的意义?为什么要邮件归档

人气指数:  日期:2018-09-20
 

       邮件归档现在已经成为上市企业和集团机构普遍采用的邮件数据留存方式,目前越来越多的中小微企业也开始重视邮件归档,邮件归档也已不是新的技术和话题。但我们还是要来讨论下为什么要邮件归档,邮件归档的意义是什么。北京网际思安科技有限公司将带大家从如下几个角度来分析邮件归档的意义,解读为什么越来越多的企业开始考虑并着手进行邮件归档。
 
 
一、     从公司经营管理角度:
 
      电子邮件已经是企业最为重要的通讯手段,已经是连接企业内部、企业与外界的最常用的载体,每个企业都有想通过员工电子邮件来要了解、记录企业员工工作活动状况的需求,这是邮件归档的最基本诉求;另一方面,电子邮件可能会包含一些敏感或机密信息,有可能会有敏感、机密信息的泄露是通过电子邮件发生的,企业有必要对邮件内容做一些管控或审计,避免不必要的损失。
 
 
二、     从企业内容管理(ECM)、从企业知识库管理角度来看:
 
      电子邮件作为企业内部、企业与外部客户、合作伙伴等沟通的桥梁,承载了大量的沟通内容,这些都是企业无形的数字财富,对企业来说都是宝贵的资产。而且邮件数据是动态递增的,如果有一个工具能自动进行科学的内容分类、按时间、部门、重要等级、价值等等进行归档保存,无疑对企业的知识管理是巨大的补充,会形成动态的工作知识库,每个员工随时可以通过查询历史邮件找到know-how,邮件归档系统是最好的企业非结构化知识数据管理的知识库。
 
 
三、     从企业运营成本角度来看:
 
 
      大数据时代的到来对企业存储带来了巨大挑战,企业的邮件数据量是每日攀升的,如果任由员工长期保存,企业的邮件系统性能无法承受,存储成本也吃不消。但大量的邮件数据是重复的,无序保存是一种巨大的浪费,这就需要能大量去除重复数据、有效节省存储空间的专业的邮件归档产品来解决邮件存储成本的问题,好的邮件归档系统可以支持动态的存储资源的扩展,不需要一步到位花很多钱,可以随着企业的规模扩展逐步增加存储资源即可,能极大节省企业前期的投入成本。
 
 
四、     从企业法律法规遵从角度:
 
 
      邮件归档的最初需求来源于法律法规的强制要求,这是邮件归档产品诞生的最初原因,也是企业部署邮件归档产品的最原始的动因。邮件归档可以完整保存企业邮件数据,在企业需要的时候随时举证,无疑可以降低法律诉讼风险和成本,也为企业的经营活动提供必要的法规遵从合规的保证。在美国和欧洲一些国家都先后颁布了包括萨班斯法案等一系列法规,要求上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等,必须将各种档案,包括电子邮件保存3至5年以上,并且必须以不同的媒体类型保存两个以上拷贝。在美国一些知名的金融服务公司,由于无法提供所要求的邮件资料,被处以上千万美元的重罚。国内的企业内控管理规范也已发布多年,从今年开始,电子邮件系统也作为信息系统进入等保保护制度,这些法规对企业的邮件归档也都做出来明确的规定。这也给国内的邮件归档产品和厂商创造了很好的发展机遇,目前好的邮件归档产品已不仅仅是国外品牌,像网际思安这样能兼顾遵从欧美法规和国内相关法规而设计的产品,越来越受到企业青睐。
 
      从以上原因分析,邮件归档对国内企业来说即是自身需要、也是法律法规遵从的必要管理工具,已经引起企业的普遍重视。
 
※关于网际思安: 
 
       北京网际思安科技有限公司(Safenext Technology)是专注于网络信息安全领域的高科技企业,是下一代邮件生态环境安全的保障者,新时期电子邮件安全合规的护航者,拥有包括邮件安全网关、邮件防火墙、邮件防泄密、邮件归档管理等一系列邮件信息安全产品。网际思安目前已拥有数千家遍布各行各业的典范客户,随着近几年云计算领域的崛起,网际思安也推出了包括云邮件网关、海外邮件中继、海外邮件加速入站等一系列基于云计算技术的邮件增值应用服务。网际思安将以“安邮天下、邮我护航、畅邮未来、邮我保障”作为其发展动力和社会使命,将始终坚持打造邮件信息安全生态圈,为国内的政府机关、企事业客户的邮件信息安全保驾护航。
 
      咨询电话:400-099-6608,或访问网际思安官网http://www.safenext.com。
 

 

 
         
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